英語プレゼンを成功させる流れや構成は事前準備が大切です。コツ7選

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今回の記事では、「英語プレゼンを成功させるためには、流れや構成は事前準備が大切だ」、ということが分かるような内容で記事を書いています。

ちなみに、セカンドライフは海外でのんびりを計画中のクマ吉です!

Aki☆
プレゼンを任せられたけど、一体、何から手を付けていいのか分かりません・・・。
もう時間がないよ!
クマ吉
まずはプレゼンの目的を明確にしていきましょう!

 

何も英語でプレゼンだけではなくて、生活していると多い少ないは別として、必ずどこかで人前で発表という機会はあると思います。

任命されてから、発表までの時間は短いようで長いものです。

まずは流れや構成をしっかりと限られた時間で準備することが大切です。

どんなことを準備する必要があるのかも含めて、見ていきましょう!

 

 

英語プレゼンを成功させる流れや構成とは?

 

英語プレゼンを成功させるためには、下記の「はじめに」「本論」「結論」の3つの要素を取り入れた構成が大切です。

聞き手を飽きさせず、分かり易い内容に仕上げていくようにしましょう。

ちなみに、英語の論理構成は「結論が先・説明は後」が基本形です。

でも、普通に日本の会社でも「結局、結論は何だ?」「先に結論を言って!」というシーンがありますよね。

・ はじめに/Introduction

・ 本論/Main body

・ 結論まとめ/ The End

 

■はじめに/introduction

この部分がプレゼンにとっては一番重要な要とされています。

どのくらい真剣に聞いてくれるのか、興味を持ってもらえそうかを決定する部分だからです。

「はじめに」は目的や主張を示すための「結論」の部分と考えましょう。

 

■本論/Main body

「はじめに」で示した目的や主張に対する具体的な根拠や証拠、事例などを順を追って提示していきます。

1セクション、1トピックスを心がけ迷路にならないように、要点をまとめます。

動画などで実際に見てもらうことで、言葉+視覚効果でより理解を示してもらうように誘導していきましょう。

 

■結論まとめ/The End

総まとめの部分です。

最初の「はじめに」で述べた結論や主張を別の言葉で再度強調したり、全体の要約をしながら要点を再度強調させます。

スライドの棒読みになることは避けましょう。

最後の感謝の挨拶はお忘れなく

 

 

この流れを作るためにいきなりパワーポイントなどのスライドへ落とし込む作業をしていませんか?

ましてや英語の辞書片手に単語を並べたりですとか・・。

大抵、途中で意味不明になり行き詰ってしまいます。

 

何故なら、ブログ運営でもそうなのですが、いきなり記事本文から書けないものです。

少なくとも私には無理です。

記事を書く前に少なくとも、

・どんなキーワードを選択しようかな?

・ユーザーはどんなことを知りたがっているのかな?

・次に知りたいことってどんなことがあるのかな?

※ 作る前に、事前のリサーチが必要!

少なくとも、このようなことを調べた上で、「タイトル」や「見出し」などを作って記事の流れや構成を作って行くことになります。

よって、リサーチを含めた事前の準備作業は絶対に必要というワケです。

逆にないと作れないです。

次の章で解説していきます。

 

事前準備は具体的に何が必要なのか?7つのポイント

英語プレゼンを成功させるための流れや構成ですが、事前準備として下記の7つのポイントを紹介していきます。

 ・ プレゼンの目的を明確にする

 ・ プレゼンの準備時間を確保する

 ・ ポイントを明確に、論点を絞る

 ・ 視覚材料はほどほどにする

 ・ リーハサルを行う

 ・ 参加者の層を確認しておく

 ・ プレゼン場所を確認

 

これらの事前準備をしながら、使える英語フレーズはどんどんインプットしておきましょう。

時間がないと適切な英語フレーズを探す余裕もありませんからね。

 

スキマ時間で学べるビジネス英語の書籍も参考になります。

参考 ビジネス英語を独学で学ぶのにおすすめな英会話教材・参考書7選!

また、オンライン英会話を利用して、短時間に集中的にレッスンしてプレゼンに臨むことも、限られた時間を有効に活用する賢い1つの選択肢かもしれませんね。

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プレゼンの目的を明確にする

今回のプレゼンの目的を明確にしておくことはとても大切です。

少なくとも人前でプレゼンをするということは、チームを代表して何かを言わなければいけないのか、あるいは、会社の代表として発言しなければいけないこともありますよね。

その内容は一体どんなことでしょうか?

例えば、

・進捗についてのプレゼンですか?

・新商品を売り込むためのプレゼンですか?

・経営戦略っぽい内容のプレゼンですか?

いずれにしても、今回のプレゼンで「一体何を伝えなければいけないのか?」「どんな効果をもたらしたいのか?」の目的を明確にすることが大切です。

仮に、会社代表として相手の企業にプレゼンに行くのであれば、当然プレゼンの前に名刺交換を交しながらスモールトークで相手に見方を付ける戦略も考えられますよね。

スモールトークは海外のファーストコンタクトでとても重要視される行動です。

日本と海外の名刺交換の考え方の違いも把握しておくことをおススメします。

 

関連 名刺交換を英語で!肩書や役職の書き方やドキッとしないフレーズも

 

<Point>
「伝えたいことは何か?」を明確にしよう!

 

プレゼンの準備時間(期間)を確保する

まだ時間があるから・・と思っているとあっという間にプレゼンの日程が来ます。

プレゼンで必要な準備時間や期間として「約20時間」が最低限必要とされています。

この20時間の主な内訳としては下記の通り。

・リサーチ (下準備)

・下書き

・スライド作成、デザイン作成

・練習(リハーサルなど)

 

リサーチ(下準備)

ここが一番大切ではないかと考えられます。

プレゼンするためには、発表する範囲については少なくともしっかりと知識を有する必要があります。

知識が不足している場合は、この期間に情報を収集して整理することが大切です。

下記にも触れますが、聞きにくる参加者の把握もとても大切な要素で、同じ業種の方なのか、そうでないのかだけも、プレゼンの流れや構成、あるいは有する知識の量も大きく違ってきます。

そうなると、プレゼンの知識以外の情報収集についても調べておく必要があるかもしれません。

逆にどんなことを知りたいのかを、事前準備として聞いてみることもおすすめです。

 

自身の体験として、社内でプレゼンの担当者を決める際、「○○さんよろしく!」と半ば押し付けられてプレゼンの担当者になったことがあります。

しかも、プレゼンは3日後・・・というタイトな日程。

自身の有している知識量も不安でしたが、話す内容の整理と情報収集の時間が圧倒的にないことが心配でした。

逆に、プレゼンで聞きたいことや疑問などを各部署に聞い回るという、逆スタイルで攻めたことがあります。

話すべき内容やテーマが明確になったこや、事前に各部署に顔を出してたこともあり、とてもプレゼン自身しやすかったという経験があります。

 

<Point>

限られた時間内での情報収集は、効率よく行おう!

話す内容が明確にならない時は、問題点を聞いてみるのもアリ

 

下書き

ブログ運営にも似ていますが、「タイトル」や「目次」、「見出し」などを箇条書きなどのメモでどんどん書き足していくイメージです。

 

・一番伝えたいことは入っているのか?

・根拠となるデータや資料は入っているのか?

・伝える順番はこれでいいのか?

 

など、案をたくさん出しながら一番ベストなものを選んでいきましょう!

 

これも、個人の体験なのですが、上司が発表するプレゼンを私が、リサーチから全部作ることになってしまい、下書きの案を作り、上司に説明してGOサインをもらうまでに相当時間がかかったことがあります。

「これじゃダメだ!」とか、

「いや、いや、やっぱり○○のことも伝えたいな・・それについてのデータもあるの?」とか。

「自分で作ってくれ・・」と思いつつも、この部分で漏れがあると、スライドを作った後で修正となるとかなりきついので、下書きは書いては消しての繰り返しで根気よく進めましょう。

 

<Point>

・下書きは流れや構成を明確にする上でもとても大切な行動です。

・プレゼンで使える英語フレーズを準備しておく

 

スライド作成、デザイン作成

下書きでまとまった案をパワーポイントなどのスライドに反映させていきます。

「見やすさ重視」を意識したコンテンツを心がけましょう。

妙に文字が動く設定や色が変わる設定など、凝り出すとキリも無く、正直聞き手はそんな動作を求めていないので、シンプル設定がベストかと考えられます。

 

また、プレゼンの目的によって、スライドの見せ方も変わってきます。

例えば新商品のプレゼンなどでは、「動画」などによるビジュアルな媒体を使うこともあります。

動画コンテンツの作成は意外と時間を要するものですので、チェックもすることを考えるとギリギリの仕上がりにならないようにしたいものです。

PCスペックがショボくて、当日の動画再生時にフリーズした・・なんてことがないようにしたいですね。(実際に似た経験したことがあるだけに・・・)

 

<Point>

・スライドは目的や要点を見やすく表す

・コテコテなデザインを追いかけず、シンプル性に心がける

 

練習(リハーサルなど)

後の章でも出てきますが、

本番前には必ず、最初から最後までのリハーサルをすることをおススメします。

当たり前ですが、当日は少なからず緊張もしますし、どんな雰囲気になっているかわかりません。

ましてや、慣れない言語「英語」でのプレゼンです。

 

・話すスピードは適切で、時間配分は大丈夫か?

・実際に口に出して話すと、プレゼンの目的や要点は明確に言えているのか?

・アイコンタクトをできる余裕はありそうか

・カンペを見ないで話せそうか・・ダメそうならカンペをどこに忍ばそうか・・

 

などなど、本番を意識したリハーサルはとても大切な時間です。

できれば、質疑応答などを含めて、評価・チェックしてもらう人物がいた方がいいです。

そのためにも、お互いの都合がつく時間を捻出する必要があるので、早め早めの行動がカギとなるワケです。

本番直前のリハーサルよりも、少し前に何回かに分けながら進めた方が、修正する時間も確保できるのでおすすめです。

 

<Point>

・リハサールで、心配事を1つでも多くなくそう。

・直前リハーサルよりも少し余裕を持ってリハーサルを。

 

英語フレーズはリハーサルの前にもしっかり口に出して、滑らかに出るように練習しておきましょう。下記の記事に役立つフレーズ集をピックアップしてみましたので、ご参考にしてくださいね☆彡

関連 英語プレゼンで役立つ決まり文句のフレーズ集【自己紹介や締めは大切な要素】

また、発表後は質疑応答もありますよね。

準備期間中に可能な限りの質疑応答に対応できるようにしておきましょう。

関連 英語プレゼンの質疑応答でタジタジ?役立つフレーズや乗り切るコツ

 

ポイントを明確に、論点を絞る

 

プレゼンのテーマがはっきりと明確になっていないと、アレもコレも載せなくては・・となり、結局何を言いたかったのか分からない結果となります。

「プレゼンの目的を明確にする」の部分がずれると、この部分もずれてしまうという結果になります。

もっと言うと、事前準備にかけるリサーチの方向性もずれてしまうことになります。

 

<Point>

・プレゼンの目的を今一度確認して方向性を見失わないようにする

 

視覚材料はほどほどにする

 

上記の「プレゼンの準備時間(期間)を確保する」にも出てきた通りです。

プレゼンの目的によって、スライドの見せ方やデザイン性も変わりますが、基本的には参加する人は、スライドやデザインを鑑賞しにくるわけではありません。

テーマに沿った内容について聞きたいわけなので、視覚的な部分はシンプルなモノがベストかと考えられます。

 

<Point>

・コテコテデザインは必要なし

 

リーハサルを行う

これも、上記の「プレゼンの準備時間(期間)を確保する」に出てきた通りですね。

母国語の日本語でも、緊張で早口になったり、言葉が詰まったり、出てこなかったりします。

普段使わない英語でのチャレンジなら尚更なコト。

使いたい英語フレーズが適切な場面でスラッと言えて、誘導できているのか確認しておきましょう。

本番当日は何が起こるか分かりません。

 

これも自身の経験ですが、新システム導入に向けて、デモを含めたプレゼンをしに出入り業者さんが来た時のコト。

参加者の私を含め、5人が出席予定。

その日に限って、社内でトラブルが発生し、出席予定の担当者数人が超イライラの険悪ムード。

その中で出入り業者さんのプレゼンが始まったわけですが、出だしから上げ足取りの質問攻めに会っていました。

後日、業者さんと話しましたが、「本番は何が起こるか分かりませんね・・・」と。

このような事態もリハーサルしないとダメですね・・・と。

まぁ、後日、仕切り直して上手くいったのですが。

 

<Point>

・不測の事態も想定してリハーサルを行う

・質疑応答で聞かれそうなこともあらかじめリストアップしておく

 

プレゼンに使える英語フレーズや質疑応答に関しては下記の記事も参考にしてくださいね☆彡。

関連 英語プレゼンで役立つ決まり文句のフレーズ集【自己紹介や締めは大切な要素】

 

参加者の層を確認しておく

リサーチ(下準備)の話題でも少し出てきました。

参加する対象者によって、プレゼンの内容の響き方も捉え方も変わってきます。

当然、質疑応答の時も、突拍子もないことを質問してくるかもしれません。

自分と異なる分野の参加者がいる想定で、プレゼン内容の知識以外にも幅広く知識を付けておくのがベストと言えますね。

でも、聞かれて分からないことは「分からないので、調べてご連絡します」と答えた方が無難です。

 

関連 英語プレゼンの質疑応答でタジタジ?役立つフレーズや乗り切るコツ

 

<Point>

・日頃から専門分野以外の情報にも目を向ける

 

プレゼン場所を確認

当日のプレゼンまで、場所や会場がシークレットということはないはずです。

変更はあるかもしれませんが、それでも事前に把握することはできそうです。

・大きい会場なのか?

・使いたい設備は整っているのか?

などの把握は最低限マストアイテムです。

 

会場によっては、古い設備しかない時もあります。

PC画面をプロジェクターに映そうと、HDMIの差込口を探したらRGBしかなかった経験ってありませんか?あるいはその逆も。

血の気が「サーッ」と引きますよね。

たとえ下準備のプロセスが満点でも、最後の最後に映像が映らないと、努力も半減していしまいます。

 

<Point>

可能なら当日の会場でリハサールを含めて設備を確認しておく

 

 

最後にまとめ

 

如何でしたでしょうか。

プレゼンだけではなく、どんなことでも事前の準備って大切ですよね。

たった5分10分のプレゼンでも、それに費やした下準備の時間の方がはるかに長いってことはよくありますよね。

良い構成に仕上げてプレゼンを成功させましょう!

関連 英語プレゼンで役立つ決まり文句のフレーズ集【自己紹介や締めは大切な要素】

プレゼンに役立つ英語の決まり文句をまとめてみましたので、上記記事も合わせてご参考にしてください。

 

関連 ビジネス英語を独学で学ぶのにおすすめな英会話教材・参考書7選!

関連 【ビジネス英会話】オンライン英語スクールの比較【無料体験あり厳選!】

関連 【日常英会話】オンライン英会話スクールの比較【無料体験レッスンはフルに使う】

 

日常会話の英語フレーズ一覧【ビジネスでも使える厳選まとめ集】ではカテゴリ別に使えるフレーズをピックアップしています。

まとめて読みたい方は是非ご覧ください。

 

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